Искусство проведения пресс-конференций

Мастер — класс «Эффективная работа со СМИ. Искусство проведения пресс-конференций».   РОО «Центр инноваций социальной сферы», г. Омск

Пресс-конференция

Шаг первый: выбираем место и время

Лучшие дни: вторник, среда, четверг.

Лучшее время — вторая половина дня. Только не слишком поздно. Ваша пресс-конференция только для Вас — событие. Для журналиста же — повседневная работа. Вы очень радуетесь, когда Вам приходится задерживаться на работе допоздна, или работать в выходные?

Прежде, чем назначить день, убедитесь, что в этот день не запланировано событие большее, чем Ваше, по масштабу. Обижайтесь — не обижайтесь, но журналистов на всех не хватает. Они, по-видимому, будут там, где происходит что-нибудь покрупнее.

Если даже день и время выбраны удачно, на количество журналистов в зале может повлиять выбранное вами место проведения. Оно должно быть в таком месте, куда репортеры без проблем смогут добраться на общественном транспорте.

При выборе места помните:  зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем.

Составьте программу. Она может выглядеть так:

15.30 — прибытие участников, регистрация, кофе 15.45 — выступление 16.15 — вопросы и ответы 16.30 — фуршет

 

Шаг второй: приглашаем средства массовой информации

Прессу можно либо очаровать, либо завоевать, либо взять измором! Последнее — всего легче. Первое приглашение пошлите за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не экономьте: пусть их разнесет курьер и передаст «лично в руки». Не позднее, чем за сутки сделайте контрольный обзвон. Во-первых, узнаете, получено ли вообще Ваше приглашение, во-вторых, напомните о себе и, в конце концов, сможете рассчитать, сколько участников следует ждать.

Для начала, Вам потребуются имена людей, с которыми вы будете общаться. Если у Вас нет постоянного контакта с прессой, лучше начать с базы данных. Составьте анкету из следующих вопросов:

• Название издания (канала)
• Адрес (фактический)
• Номер телефона, факса, e-mail
• Дни выхода (для ТВ — время выхода)
• Фамилия, имя, отчество главного редактора (генерального директора)
• Контактные лица

 Шаг третий: составляем пресс-релиз

Для чего он нужен? Журналисты получают «рыбу» будущего материала. Вряд ли Вам стоит рассчитывать на то, что репортер вложит весь свой талант в отображение происходившего на пресс-конференции. Имея же пресс-релиз, он, добавив от себя совсем немного, имеет готовый к употреблению репортаж. Более того, он может опубликовать его и не приходя на пресс-конференцию. Организаторам же своя выгода: у вас есть гарантия, что события, даты и имена не будут искажены, а главная мысль будет передана адекватно.

Первый абзац пресс-релиза называется «лид». Его лучше выделить курсивом. В нем должна быть сразу сообщена вся важнейшая информация. Каждый последующий параграф будет сообщать читателю уже менее важные данные. Когда Вам длинноваты брюки, где Вы их укорачиваете: вверху, или внизу? Редакторы газет тоже люди: если для Вашего пресс-релиза в газете будет слишком мало места, они отрежут последние абзацы. Поэтому самое важное изложите вначале. Дальше пишите все в порядке убывания значения.

 Девять правил при подготовке пресс-релиза:

1. Ставьте дату
2. Укажите контакт (имя и телефон человека, к которому можно обращаться с вопросами)
3. Придумайте заголовок (журналисты очень часто изменяют их, не обижайтесь)
4. Печатайте пресс-релиз на фирменном бланке
5. Печатайте пресс-релиз черным цветом, используя шрифт «Таймс».
6. Печатайте только на одной стороне листа
7. Оставляйте поля
8. Печатайте с двойным интервалом
9. Всегда ставьте в конце сообщения значок #.

Дураков теперь мало. Еще меньше журналистов, которые сделают Вам бесплатную рекламу. Если ваш пресс-релиз будет похож на рекламный материал, одно из двух: либо над Вами посмеются, либо утром Вы получите по факсу счет за размещение. Пишите о проблемах читателей. Подавайте нужную Вам информацию в таком ключе, чтобы было видно, каким образом эти факты повлияют (лучшим, конечно же, образом) на их жизнь. Будем откровенны: здесь определенных натяжек не избежать. При этом помните, что журналисты тоже читатели.

Заголовок должен привлекать внимание. Его следует писать, когда материал готов. Скажу больше, он должен быть с материалом связан. Не пожалейте времени на него. Часто именно интересный заголовок определяет успех всего материала.

Постарайтесь ограничить каждое предложение в вашем пресс-релизе двадцатью словами. Пишите предложения коротко и просто, опускайте цветистые прилагательные и многословные определения, но никогда не жертвуйте фактами. Абзацы тоже должны быть как можно короче. Весь пресс-релиз должен быть на одном листе.

Шаг четвертый: принимаем гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа. Функции группы:

• поприветствовать пришедшего
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных
• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры
• представить (при необходимости) директору предприятия, или ответственному за проведение пресс-конференции
• указать дорогу (или проводить, если дело совсем плохо) в конференц-зал

Шаг пятый: встречаем ньюсмейкеров

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер — дело дрянь. Встретьте его у входа в здание. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи (речей), последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

 Сколько человек сажать в президиум?

Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное заседание. Идеальный вариант – 2 человека + ведущий.

 Распределение ролей на пресс-конференции

Ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как таковую. Вторая за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом, и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет.

 Пресс-конференция началась

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию? Планируемая продолжительность — 30-60 минут. 

Шаг шестой: начинаем говорить

Помещение для выступления

Лучше, если маленькое помещение совершенно заполнено, чем наполовину пустое большое. Большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае, лучше усадить слушателей поплотнее. Дружески пригласите сидящих на «галерке» пересесть вперед. Лучше, если это сделает ведущий. Вероятно, в первые секунды никто не шевельнется. Будьте вежливы, но настойчивы. Стоит первому засопеть и завозиться, как сработает «стадное чувство» и все потянутся к первым рядам. Проверено.

Можно ли читать по бумажке?

Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что — нельзя.

Шаг седьмой: мониторинг СМИ.

Эффективность проведения вашей пресс-конференции определяет количество пришедших на неё журналистов и, как следствие, количество вышедших в эфир/печать позитивных материалов.

15 контрольных вопросов, задаваемых заранее себе самому, если ньюсмейкер — Вы сами:

1. Каков состав и размер аудитории?
2. Какова Ваша компетентность в вопросе?
3. Какова продолжительность моего выступления?
4. Кто будет руководить пресс-конференцией?
5. Кто и каким образом представит меня?
6. Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?
7. В каком помещении состоится встреча?
8. Нужен ли мне микрофон?
9. Буду я выступать из-за стола, кафедры, или со сцены?
10. Буду ли я говорить по написанному плану, или воспроизводить по памяти?
11. Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?
12. Репетировал ли я свое выступление?
13. Могу ли я сократить длинные фразы?
14. Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?
15. Что мне надеть?

Типовые ошибки при проведении пресс-конференции

Как уже говорилось, пресс-конференция должна быть, прежде всего, информационным поводом, о котором журналисты расскажут читателям, слушателям, зрителям. К этому нужно стремиться ее организаторам. Чтобы создать такой информационный повод, следует избегать ошибок, которые часто допускаются специалистами PR в различного рода фирмах при подготовке и проведении пресс-конференций.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 1 — непонятная, незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 2 — приглашение на пресс-конференцию значимой личности, а еще лучше — двух, но не «проходящих» по теме пресс-конференции, информация о которых и будет напечатана на страницах газет.

Примечание. Если на пресс-конференции две значимых личности, они могут «экранировать» друг друга. Что не всегда позволяет спрогнозировать отклики.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 3 — злоупотребление терминологией и профессиональным сленгом, понятным далеко не всем журналистам, пишущим даже на узкоспециализированные темы.

ПРИМЕР:
На пресс-конференции говорят о том, что: «Хэтэмеэли уже дохлые и скоро Майкрософт «отменит» все хатитипи»… Журналисты тихо злятся, если, конечно, они не ведут эту узкую тему в редакции, а мероприятие получает соответствующий  отклик в СМИ.

Примечание. Журналисты обычно молчат, сталкиваясь с незнакомой терминологией, даже если просьба задавать вопросы прозвучала 50 раз. Поймите их правильно, они хорошо к Вам относятся, но боятся задать вопрос, который может показаться глупым.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 4 — приглашение журналистов на пресс-конференцию накануне мероприятия, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 5 — отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции.

ПРИМЕР:
Отсутствие табличек на встрече с «политическим лидером» вызвало дискомфорт во время работы журналистов на пресс-конференции: журналист знает, о чем спросить, какой вопрос интересовал бы читателей (слушателей) его издания, но не знает, кому его адресовать, в силу вышеназванных причин.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 6 — несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания.

ПРИМЕР:
Журналист из газеты «W» не пришел, что довольно часто случается, сообщив об этом организаторам пресс-конференции, а пресс-релиз «после» мероприятия ему послать забыли. Не стоит удивляться тому, что о Вашем событии в данном СМИ забудут.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 7 — отсутствие ведущего пресс-конференции, особенно если на вопросы будет отвечать группа людей.

Примечание. Если пресс-конференция затянулась и стало понятно, что дальнейший разговор не получится, необходима яркая, запоминающаяся концовка встречи, которую и делает ведущий. Умение вовремя поставить точку, красиво закончить мероприятие часто «спасает» его в случае провала. А напоминание главной идеи, главной мысли пресс-конференции с различными акцентами в ответах на вопросы журналистов и в пресс-релизах «забивает гвоздь» у последних, давая возможность не забыть, не перепутать, помнить, зачем они сюда приглашены.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 8 — делать акцент на непрофессионализме журналистов.

Примечание. Подчеркивание непрофессионализма или проявление неуважения к журналисту, а так же упреки и прилюдное «поучение» прессы  чревато серьезными последствиями — отклик в прессе может быть абсолютно непрогнозируемый или, мягко скажем, злой.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 9 — не учитывать тем, которые ведут журналисты на страницах своих газет или на радио и телевидении, а так же не учитывать их личные симпатии и антипатии.

Примечание. Идеальный вариант, когда пресс-центр формирует круг «своих» журналистов (отношения с которыми могут быть не только рабочими, но и личными), при этом не обязательно пишущих хорошо.

И, последнее:  перечитайте все еще раз. Просто для удовольствия. Не сомневаюсь, что Вы проведете блестящую пресс-конференцию, и мы еще о Вас услышим. Удачи!

 ©Омский центр инноваций социальной сферы